Đăng ký doanh nghiệp qua mạng là gì?
Đăng ký doanh nghiệp qua mạng là phương thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống đăng ký kinh doanh trực tuyến thay vì nộp trực tiếp bằng bản giấy tại cơ quan nhà nước. Việc thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức đi lại.
Từ ngày 23/7/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 168/2025/NĐ-CP liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Các quy định này chính thức có hiệu lực áp dụng từ ngày 23/7/2026. Đáng chú ý, nghị định tập trung mạnh mẽ vào việc số hóa các thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng, quy định cụ thể về việc xác thực hồ sơ bằng tài khoản định danh điện tử và loại bỏ nhiều giấy tờ bản sao truyền thống.
Nguyên tắc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh mới
Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng, người dùng cần đặc biệt lưu ý đến nguyên tắc tính hợp pháp và tính chính xác của hồ sơ. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 296/2026/NĐ-CP) quy định:
- Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.
- Chủ sở hữu, cổ đông, thành viên của công ty thực hiện đầy đủ quy định về tài sản góp vốn tại khoản 2 Điều 34 Luật Doanh nghiệp, không đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp.
Những quy định này đảm bảo minh bạch hóa quá trình thành lập và ngăn chặn tình trạng mượn tên đứng vốn gây khó khăn cho việc quản lý nhà nước sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Đơn giản hóa và số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Một bước tiến lớn của Nghị định 296/2026/NĐ-CP là việc bổ sung khoản 7 và khoản 8 vào Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP nhằm đẩy mạnh đơn giản hóa và số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng, cơ quan chức năng sẽ trực tiếp khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
Do đó, các cá nhân, tổ chức không phải nộp bản sao các loại giấy tờ sau nếu thông tin đã có sẵn, gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
- Văn bản của cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
- Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc bản sao văn bản chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
- Quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
- Các giấy tờ khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định này.
Trong trường hợp hệ thống không khai thác được thông tin hoặc thông tin không chính xác, cơ quan đăng ký kinh doanh mới yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung bản sao các giấy tờ theo quy định để hoàn thiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Điều này giúp quá trình thành lập doanh nghiệp online trở nên nhanh chóng và thông thoáng hơn bao giờ hết.
Trình tự đăng ký doanh nghiệp qua mạng chi tiết
Việc thực hiện trình tự thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng được tiến hành theo các bước rõ ràng. Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP) quy định rất chi tiết quy trình này.
Cách thức đăng nhập hệ thống
Theo Khoản 1 Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, để bắt đầu nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử. Người dùng sẽ đăng nhập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia để truy cập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này nhằm xác thực danh tính một cách chặt chẽ nhất trước khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Đối với người có thẩm quyền ký văn bản
Trong trường hợp người nộp hồ sơ cũng là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng diễn ra như sau:
- Kê khai thông tin: Người nộp tiến hành kê khai trực tiếp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Ký văn bản: Đối với các giấy đề nghị/thông báo chỉ yêu cầu người nộp hồ sơ ký và nội dung được kê khai trực tiếp, người nộp không cần ký số hoặc ký trực tiếp rồi tải lên. Tuy nhiên, đối với các loại giấy tờ khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp phải bảo đảm ký số hoặc ký trực tiếp dưới dạng văn bản điện tử và tải lên hệ thống.
- Đối với văn bản yêu cầu nhiều người ký: Nếu giấy tờ yêu cầu nhiều chữ ký, tất cả phải được ký số hoặc ký trực tiếp dưới dạng văn bản điện tử và tải đầy đủ lên hệ thống.
Đối với người được ủy quyền đăng ký
Trường hợp người nộp hồ sơ là người được ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp online, trình tự nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có chút khác biệt:
- Kê khai thông tin: Người nộp tiến hành kê khai thông tin và tải toàn bộ các giấy tờ thành phần hồ sơ lên Hệ thống.
- Ký văn bản: Toàn bộ các giấy tờ này đều phải được ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định pháp luật và được thể hiện bằng định dạng văn bản điện tử.
Sau khi hoàn thành việc kê khai, người nộp tiến hành thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và xác thực điện tử để nộp hồ sơ. Giấy tiếp nhận hồ sơ và giấy hẹn trả kết quả điện tử sẽ được hệ thống trả về ngay sau khi hoàn thành gửi thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Lưu ý khi thành lập doanh nghiệp online 2026
Khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng, các cá nhân, tổ chức cũng cần lưu ý một số yếu tố quản lý liên thông. Căn cứ theo quy định mới, các thông tin đăng ký trên Hệ thống thông tin quốc gia sẽ được tự động truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế phối hợp trao đổi thông tin quản lý.
Ngoài ra, người thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp online hoặc người thành lập công ty hoàn toàn có quyền yêu cầu dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng theo quy định tại khoản 6 Điều 31 của Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Người nộp hồ sơ có thể theo dõi tiến độ và nhận phản hồi kết quả giải quyết hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng cách đăng nhập trực tiếp vào hệ thống.
Tóm lại, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã có những bước cải tiến vượt bậc trong việc số hóa, giảm thiểu các bản sao giấy tờ và siết chặt quy định về xác thực định danh. Để việc thành lập doanh nghiệp online diễn ra suôn sẻ, chủ doanh nghiệp cần nắm vững quy trình tạo lập tài khoản, cách thức ký số và hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đúng theo quy định. Việc tuân thủ chính xác trình tự đăng ký doanh nghiệp qua mạng không chỉ giúp tránh sai sót mà còn đẩy nhanh thời gian được cấp phép kinh doanh hợp pháp.
