Quy định về lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động
Theo khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động quản lý và sử dụng người lao động có trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, lao động, việc làm và các quy định có liên quan.
Đặc biệt, dữ liệu cá nhân của người lao động phải được lưu trữ trong thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.
Như vậy, doanh nghiệp không được tùy ý lưu trữ thông tin cá nhân của người lao động vô thời hạn hoặc sử dụng dữ liệu vào những mục đích không phù hợp. Việc lưu trữ phải có căn cứ và bảo đảm đúng thời hạn cần thiết theo quy định pháp luật hoặc thỏa thuận hợp pháp.
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có bắt buộc phải xóa dữ liệu cá nhân không?
Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, doanh nghiệp phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.
Quy định này đặt ra trách nhiệm cho doanh nghiệp trong việc rà soát và xử lý thông tin cá nhân sau khi quan hệ lao động kết thúc. Tuy nhiên, không phải mọi dữ liệu đều phải xóa ngay lập tức nếu pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ hoặc các bên có thỏa thuận phù hợp.
Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt giữa dữ liệu không còn cần thiết phải lưu trữ và những hồ sơ, thông tin phải tiếp tục bảo quản theo quy định pháp luật.
Bên cạnh đó, theo điểm c khoản 1 Điều 25, đối với người dự tuyển không được tuyển dụng, doanh nghiệp cũng phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người dự tuyển.
Doanh nghiệp cần thực hiện những gì để bảo vệ dữ liệu cá nhân người lao động?
Để thực hiện đúng trách nhiệm theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, doanh nghiệp cần rà soát quy trình quản lý hồ sơ nhân sự và xây dựng cơ chế xử lý dữ liệu phù hợp.
Cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Chỉ thu thập thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động theo quy định.
- Thông báo rõ mục đích thu thập, sử dụng dữ liệu và thực hiện việc lấy sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.
- Xây dựng quy trình lưu trữ, quản lý và kiểm soát quyền truy cập dữ liệu cá nhân.
- Xác định thời hạn lưu trữ đối với từng loại hồ sơ, tài liệu của người lao động.
- Thực hiện xóa, hủy dữ liệu cá nhân khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp được tiếp tục lưu trữ theo thỏa thuận hoặc quy định pháp luật.
- Kiểm soát việc sử dụng các biện pháp công nghệ, kỹ thuật trong giám sát và quản lý người lao động.
Đặc biệt, khoản 3 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định việc xử lý dữ liệu cá nhân được thu thập bằng biện pháp công nghệ, kỹ thuật trong quản lý người lao động phải phù hợp với pháp luật và bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động trên cơ sở họ biết rõ biện pháp đó.
