Khi nào doanh nghiệp được yêu cầu bồi thường chi phí đào tạo từ người lao động? 

Hướng dẫn chi tiết quy định bồi thường chi phí đào tạo khi người lao động nghỉ việc trái luật. Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc thu hút và giữ chân nhân tài bằng các chương trình nâng cao nghiệp vụ là chiến lược của nhiều tổ chức. 

Hướng dẫn chi tiết quy định bồi thường chi phí đào tạo khi người lao động nghỉ việc trái luật. Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc thu hút và giữ chân nhân tài bằng các chương trình nâng cao nghiệp vụ là chiến lược của nhiều tổ chức. 

Doanh nghiệp thường chấp nhận đầu tư những khoản ngân sách lớn để gửi nhân sự đi học tập. Tuy nhiên, rủi ro phát sinh khi nhân viên sau khi hoàn thành khóa học lại quyết định ra đi, gây thiệt hại lớn về cả tài chính lẫn nguồn lực của công ty. Để bảo vệ quyền lợi chính đáng, người sử dụng lao động cần nắm vững các căn cứ pháp lý để yêu cầu bồi thường chi phí đào tạo theo đúng quy định của Bộ luật Lao động, tránh các tranh chấp pháp lý không đáng có khi nhân sự đơn phương chấm dứt hợp đồng.

Chi phí đào tạo là gì?

Chi phí đào tạo là các khoản chi phí hợp lệ với chứng từ rõ ràng thể hiện số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để đầu tư trong việc nâng cao và bồi dưỡng trình độ, kỹ năng chuyên môn cho người lao động

Căn cứ Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, chi phí đào tạo sẽ được quy định cụ thể trong các hợp đồng đào tạo được kí kết giữa công ty và nhân viên được đào tạo, trong đó bao gồm các khoản chi phí là:

– Chi phí giảng dạy, tổ chức đào tạo: Chi phí trả cho người dạy, học phí.

– Chi phí cho tài liệu, máy móc:

+ Tài liệu học tập, máy, thiết bị, nguyên nhiên vật liệu thực hành, thực tập.

+ Khấu hao cơ sở vật chất, thiết bị

– Chi phí trợ cấp, tiền lương:

+ Tiền lương cho người học trong thời gian đi học.

+ Tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học.

+ Chi phí khác hỗ trợ cho người học.

+ Chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt (Được trợ cấp trong trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài).

Quy định về hợp đồng đào tạo nghề và chi phí đào tạo

Vấn đề bồi thường chi phí đào tạo được điều chỉnh tại Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 quy định về “Hợp đồng đào tạo nghề giữa người sử dụng lao động, người lao động và chi phí đào tạo nghề” như sau:

Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động. 

Mẫu hợp đồng đào tạo nghề bắt buộc phải làm thành 02 bản (mỗi bên giữ 01 bản) và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

– Nghề đào tạo; 

– Địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo;

– Thời hạn cam kết phải làm việc sau khi được đào tạo;

– Chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo;

– Trách nhiệm của người sử dụng lao động và trách nhiệm của người lao động.

Như vậy, điều luật này yêu cầu các bên tự thỏa thuận về thời hạn cam kết làm việc và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo. Nếu hợp đồng đào tạo có ghi rõ điều khoản bồi hoàn, người lao động vi phạm sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo theo thỏa thuận.

Điều kiện để doanh nghiệp yêu cầu người lao động bồi thường chi phí đào tạo

Không phải mọi trường hợp nhân viên nghỉ việc doanh nghiệp đều có quyền đòi lại tiền học phí. Quy định xử phạt hành chính và bồi thường được phân định dựa trên tính chất của việc kết thúc hợp đồng lao động. Theo quy định tại Điều 40 và Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ này phát sinh trong hai trường hợp sau:

Trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật

Khi người lao động tự ý bỏ việc không báo trước hoặc vi phạm thời hạn báo trước theo quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, đây được xác định là hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Lúc này, nghĩa vụ của người lao động phải tuân theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:

– Không được nhận trợ cấp thôi việc.

– Phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước. 

– Phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 Bộ luật Lao động 2019.

Xem thêm: Phân biệt các khoản trợ cấp khi không có việc làm

Trường hợp vi phạm thời hạn làm việc theo cam kết đào tạo nhân viên

Doanh nghiệp được quyền yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo khi nhân viên nghỉ việc đúng luật (có báo trước đầy đủ) nhưng tổng thời gian làm việc thực tế cho công ty sau khi hoàn thành khóa học chưa đủ số năm hoặc số tháng đã ký kết trong hợp đồng đào tạo nghề. Việc không thực hiện đúng cam kết này đồng nghĩa với việc người lao động đã vi phạm thỏa thuận đào tạo, buộc họ phải bồi hoàn chi phí theo thỏa thuận trong hợp đồng đào tạo nghề đã ký kết trước đó.

Tuy nhiên, nếu người lao động nghỉ việc đúng pháp luật và giữa hai bên hoàn toàn không có cam kết làm việc hay điều khoản đền bù từ trước, doanh nghiệp không có căn cứ để đòi lại khoản chi phí này.

Kết luận

Tóm lại, quyền yêu cầu bồi thường chi phí đào tạo là một công cụ bảo vệ dòng vốn và lợi ích chính đáng của người sử dụng lao động. Tuy nhiên, quyền lợi này của doanh nghiệp chỉ được pháp luật công nhận và bảo vệ khi hệ thống hồ sơ chứng từ kế toán được thiết lập chặt chẽ, đồng thời quy trình ký kết hợp đồng đào tạo nghề phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Lao động ngay từ thời điểm khóa học chưa diễn ra.

Để tối ưu hóa chi phí đầu tư và hạn chế tối đa nguy cơ xảy ra tranh chấp chi phí đào tạo, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nội dung sau:

– Chuẩn hóa bộ hồ sơ chứng từ: Luôn lưu trữ đầy đủ hóa đơn mang tên công ty, lệnh chi học phí, chứng từ vé máy bay hoặc chi phí lưu trú để làm căn cứ tính chi phí đào tạo hợp lệ.

– Chi tiết hóa điều khoản bồi hoàn: Trong cam kết đào tạo nhân viên cần ghi rõ điều khoản: “Nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật nhưng chưa phục vụ đủ thời gian cam kết thì vẫn phải đền bù theo tỷ lệ thời gian chưa làm việc”.