Chính thức từ 01/7/2026: Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử tăng lên 10 năm

Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã quy định rõ về thời gian lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, dữ liệu hợp đồng phải được lưu giữ trong thời hạn 10 năm kể từ thời điểm hợp […]

Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã quy định rõ về thời gian lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, dữ liệu hợp đồng phải được lưu giữ trong thời hạn 10 năm kể từ thời điểm hợp đồng chấm dứt nhằm bảo đảm phục vụ công tác quản lý, tra cứu và đối chiếu thông tin theo quy định pháp luật.

Chính thức từ 01/7/2026: Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử tăng lên 10 năm

Theo khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

Trường hợp người lao động và người sử dụng lao động ký nhiều hợp đồng lao động liên tiếp theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 thì thời hạn lưu trữ 10 năm sẽ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Ngoài quy định về thời hạn lưu trữ, Thông tư 08/2026/TT-BNV còn đặt ra nhiều yêu cầu đối với việc quản lý, khai thác và bảo vệ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử. Theo Điều 18, việc khai thác và chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định pháp luật về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, lưu trữ và các quy định pháp luật liên quan.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử phải được xử lý đúng mục đích, đúng phạm vi và đúng thẩm quyền; đồng thời phải bảo đảm tính bí mật, toàn vẹn và khả năng sẵn sàng của dữ liệu trong suốt quá trình lưu trữ và khai thác.

Đối với dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, bí mật nhà nước hoặc bí mật kinh doanh, việc khai thác, chia sẻ hoặc chuyển giao chỉ được thực hiện khi có căn cứ pháp lý phù hợp và đáp ứng đầy đủ các biện pháp bảo vệ theo quy định. Các hoạt động truy cập, chia sẻ hoặc xuất dữ liệu bất thường cũng phải được ghi nhận, cảnh báo và rà soát.

Bên cạnh đó, Điều 15 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định khi eContract bị tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối thì dữ liệu của các hợp đồng lao động điện tử đã giao kết hợp lệ phải được chuyển sang chế độ bảo toàn và không được tự ý sửa đổi lịch sử giao dịch gốc trái pháp luật. Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm phối hợp chuyển giao dữ liệu, hỗ trợ xuất hồ sơ và bảo đảm không làm ảnh hưởng đến khả năng chứng minh quyền, nghĩa vụ của người dùng.

Ngoài ra, theo Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, thông tin ID được cấp cho hợp đồng lao động điện tử sẽ được đồng bộ về hệ thống của nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng. Thời hạn lưu trữ do các bên thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ nhưng tối thiểu phải bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Như vậy, từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử và các dữ liệu liên quan sẽ phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm sau khi chấm dứt hợp đồng. Quy định mới không chỉ bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử mà còn tăng cường trách nhiệm bảo mật, quản lý và bảo toàn dữ liệu trong quan hệ lao động.

Từ 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử cũ có bắt buộc bổ sung chữ ký số để cấp ID?

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, các hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026 muốn được cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) bắt buộc phải thực hiện rà soát, bổ sung đầy đủ chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các bên tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Cụ thể, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người lao động và người sử dụng lao động hoàn thiện các thông tin, dữ liệu còn thiếu trên hợp đồng lao động điện tử đã ký trước ngày 01/7/2026. Sau khi hoàn tất việc rà soát và bổ sung, hợp đồng cùng dữ liệu liên quan sẽ được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện thủ tục cấp ID theo quy định.

Theo Thông tư, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ tiếp nhận, kiểm tra và cấp ID trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm nhận hồ sơ hợp lệ. Nội dung kiểm tra bao gồm thông tin định danh của người lao động, người sử dụng lao động; dấu thời gian gắn kèm chữ ký số và chứng thực dữ liệu của Nhà cung cấp eContract.

Đáng chú ý, các hợp đồng lao động điện tử giao kết trước ngày 01/7/2026 sẽ không được cấp ID nếu chưa đáp ứng yêu cầu bổ sung chữ ký số, dấu thời gian hoặc có sai lệch về thông tin xác thực định danh. Trong trường hợp bị từ chối cấp ID, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nêu rõ lý do về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để xử lý, hoàn thiện lại hồ sơ.

Ngoài ra, từ ngày 01/7/2026, toàn bộ hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết bắt buộc phải gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện cấp ID theo quy định mới. Đối với các Nhà cung cấp eContract đã gửi hồ sơ đề nghị kết nối nhưng chưa hoàn tất việc kết nối trước ngày 01/7/2026, vẫn được tiếp tục cung cấp dịch vụ trong thời gian chờ kết nối và phải hoàn thành chậm nhất trước ngày 20/7/2026.

Các hợp đồng lao động điện tử được giao kết trong thời gian chờ kết nối vẫn được công nhận giá trị pháp lý theo quy định hiện hành. Sau khi hoàn tất kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, các hợp đồng này sẽ tiếp tục được gửi để thực hiện cấp ID theo trình tự áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử ký trước ngày 01/7/2026.

Quy định mới tại Thông tư 08/2026/TT-BNV đặt ra yêu cầu bắt buộc về việc rà soát, bổ sung chữ ký số và xác thực dữ liệu đối với hợp đồng lao động điện tử ký trước ngày 01/7/2026 trước khi được cấp mã định danh ID. Đây được xem là bước quan trọng nhằm đồng bộ dữ liệu, nâng cao tính xác thực, minh bạch và giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử trong quá trình quản lý lao động trên nền tảng số.